Política de denuncias

1. Propósito

Hanns R. Neumann Stiftung (HRNS) espera que todas las personas que trabajan para o con la organización mantengan altos estándares éticos. El objetivo de esta Política de denuncias es motivar a empleados, socios, beneficiarios y demás partes interesadas, así como a terceros, a reportar preocupaciones sobre conductas poco éticas o ilegales, sin temor a represalias o sanciones.

2. Alcance

Esta política aplica a todos los empleados, contratistas, socios, consultores, pasantes, voluntarios y demás personas vinculadas a HRNS.
También se aplica a todas las subsidiarias y afiliadas de HRNS. No obstante, estas podrán optar por utilizar sus propias políticas, siempre que cumplan como un mínimo de las disposiciones establecidas en este documento.

3. ¿Qué es una denuncia?

Una denuncia es el reporte de una sospecha de mala conducta, violaciones éticas, incumplimiento de políticas de la organización, actos ilegales o incumplimiento de obligaciones legales. Esto puede incluir, pero no limitarse a:

• Delitos penales (por ejemplo, fraude, corrupción)
• Incumplimiento de obligaciones legales o regulatorias
• Riesgos para la salud y la seguridad
• Daños al medio ambiente
• Uso indebido de recursos de la organización
• Discriminación, acoso o intimidación

4. Procedimiento para denunciar

Las denuncias deben reportarse lo antes posible a través de cualquiera de los siguientes canales:

• A través del sitio web de HRNS y el formulario de reporte: Los reportes enviados a través del formulario en el sitio web de HRNS se dirigen al Oficial de Cumplimiento de HRNS o a nuestro defensor externo, dependiendo de a quién desee dirigir el reporte. Los reportes pueden enviarse dejando un nombre y/o datos de contacto, pero también de forma anónima.
• Contactando al Comisionado de ética (“ombudsperson”):
  Dr. Philipp Engelhoven
  Correo electrónico: whistleblower.hrns@esche.de
  Dirección: Am Sandtorkai 44, 20457 Hamburgo, Alemania
  Teléfono: +49 40 36805 119
• Enviando un correo electrónico al oficial de cumplimiento de HRNS:
  complianceoffice@hrnstiftung.org
• Si la preocupación involucra al Oficial de Cumplimiento, contacte directamente al comisionado de ética (“ombudsperson”) o al Director General de HRNS:
  Jens Sorgenfrei
  Correo electrónico: managing.director@hrnstiftung.org
  Dirección: Hanns R. Neumann Stiftung, Am Sandtorpark 4, 20457 Hamburgo, Alemania
  Teléfono: +49 40 808112 406

Además, las personas denunciantes pueden contactar oficinas externas de recepción de denuncias en agencias gubernamentales. La persona que reporta es libre de elegir a qué oficina dirigirse. En los casos en que sea posible tomar medidas internas eficaces contra la posible infracción y no exista temor a represalias, se prefiere el reporte a una oficina interna.

5. Confidencialidad y anonimato

Todas las denuncias serán tratadas de manera confidencial. La persona denunciante puede optar por permanecer en el anonimato, aunque esto podría limitar la posibilidad de realizar una investigación completa.

Para reportar de forma anónima al Oficial de Cumplimiento, puede usar el formulario en el sitio web de HRNS dejando en blanco los campos opcionales (nombre, correo electrónico) o utilizando un correo temporal (por ejemplo, denuncia@mail.com).

Para contactar de forma anónima por correo electrónico o de manera postal al Comisionado de ética (“ombudsperson”) o al Oficial de Cumplimiento, puede solicitar que su identidad permanezca confidencial, manteniendo al mismo tiempo una vía de comunicación abierta. El Oficial de Cumplimiento y el Comisionado de ética (“ombudsperson”) respetarán su deseo de confidencialidad.

6. Manejo de las denuncias

La recepción de cada denuncia será confirmada en un plazo máximo de cinco días hábiles por la persona a la que la dirigió, siempre que se haya revelado la identidad del denunciante o se haya proporcionado una dirección de respuesta.

Todos los reportes serán investigados de forma pronta y se tomarán las acciones correctivas que correspondan en caso de que la investigación lo justifique.

7. Protección ante represalias

HRNS prohíbe cualquier represalia contra quienes planteen una preocupación de buena fe. Cualquier forma de represalia será tratada como una falta disciplinaria grave y podrá derivar en la terminación de la relación laboral o de la cooperación.

8. Investigación

Todas las denuncias serán investigadas de forma pronta, exhaustiva e imparcial por la persona a quien se haya dirigido el reporte (Oficial de Cumplimiento, Comisionado de ética (“ombudsperson”) o Dirección General). Si la persona denunciante proporcionó datos de contacto, se le podrá solicitar información adicional durante la investigación.

Si la denuncia involucra una sospecha de mala conducta o incumplimiento por parte del Oficial de Cumplimiento, la responsabilidad de iniciar y supervisar la investigación recaerá directamente en la Dirección General o en el Comisionado de ética (“ombudsperson”) designado. En estos casos, el Oficial de Cumplimiento no tendrá participación en el proceso. La Dirección podrá contratar a terceros independientes para garantizar una investigación justa e imparcial.

9. Conservación de registros

HRNS conservará de forma segura todos los reportes e investigaciones por un período de diez años.

10. Revisión de la política

Esta política será revisada regularmente y actualizada cuando sea necesario para mantener su efectividad y cumplir con los requisitos legales vigentes.

11. Contacto

Oficial de Cumplimiento: Marion Schenk
Correo electrónico: complianceoffice@hrnstiftung.org
Teléfono: +49 40 808112 419
Dirección: Am Sandtorpark 4, 20457 Hamburgo, Alemania

Hanns R. Neumann Stiftung, Julio de 2025