Kebijakan whistle blowing

Kembali

1. Tujuan

Hanns R. Neumann Stiftung (HRNS) mengharapkan setiap orang yang bekerja untuk atau dengan organisasi ini mematuhi standar etika yang tinggi. Tujuan Kebijakan whistle blowing ini adalah mendorong karyawan, mitra, penerima manfaat, pemangku kepentingan lainnya, serta pihak ketiga untuk melaporkan kekhawatiran mengenai perilaku tidak etis atau ilegal, tanpa rasa takut akan pembalasan atau hukuman.

2. Ruang Lingkup

Kebijakan ini berlaku untuk semua karyawan, kontraktor, mitra, konsultan, magang, sukarelawan, dan pihak lain yang terlibat dengan HRNS.

Kebijakan ini juga berlaku bagi seluruh anak perusahaan dan afiliasi HRNS, namun mereka dapat menggunakan kebijakan sendiri asalkan mematuhi ketentuan dalam kebijakan ini sebagai standar minimum.

3. Apa itu Whistleblowing?

Whistleblowing adalah pelaporan dugaanprilaku tidak pantas, pelanggaran etika, pelanggaran kebijakan perusahaan, tindakan ilegal, atau kegagalan mematuhi kewajiban hukum. Hal Inimencakup, tetapi tidak terbatas pada:

  • Tindak pidana (misalnya penipuan, korupsi)
  • Pelanggaran kewajiban hukum atau peraturan
  • Risiko kesehatan dan keselamatan
  • Kerusakan lingkungan
  • Penyalahgunaan sumber daya perusahaan
  • Diskriminasi, pelecehan, atau perundungan

4. Prosedur Pelaporan

Kekhawatiran harus dilaporkan sesegera mungkin melalui salah satu saluran berikut:

  • Melalui situs web HRNS dan formulir pelaporan: Laporan yang dikirim melalui formulir di situs web HRNS akan diteruskan kepada Petugas Kepatuhan HRNS atau ombudsman eksternal kami, tergantung kepada siapa Anda ingin menyampaikan laporan. Laporan dapat diajukan dengan menyertakan nama dan/atau detail kontak, tetapi juga bisa disampaikan secara anonim.
  • Dengan menghubungi ombudsman eksternal:
    Dokter Philipp Engelhoven
    Email: whistleblower.hrns@esche.de
    Alamat: Am Sandtorkai 44, 20457 Hamburg, Jerman
    Telepon: +49 40 36805 119
  • Dengan mengirim email ke Petugas Kepatuhan HRNS:
    complianceoffice@hrnstiftung.org
  • Jika kekhawatiran Anda mengenai Petugas Kepatuhan, silakan hubungi ombudsman eksternal atau Direktur Pelaksana HRNS:
    Direktur Pelaksana Jens Sorgenfrei
    E-Mail: managing.director@hrnstiftung.org
    Alamat : Hanns R. Neumann Stiftung, Am Sandtorpark 4, 20457 Hamburg, Jerman
    Telepon: +49 40 808112 406

Selain itu, pelapor dapat menghubungi kantor pelaporan eksternal pada instansi pemerintah. Pelapor bebas memilih kantor pelaporan yang diinginkan

Dalam kasus potensi pelanggaran hukum bisa ditangani efektif secara internal dan tanpa kekhawatiran akan pembalasan, pelaporan ke kantor pelaporan internal lebih diutamakan

5. Kerahasiaan dan Anonimitas

Semua laporan akan dijaga kerahasiaannya. Pelapor dapat memilih untuk tetap anonim, namun pilihan ini dapat membatasi kelengkapan proses investigasi.

Untuk menghubungi Petugas Kepatuhan secara anonim, laporan dapat dikirim melalui situs web HRNS menggunakan formulir pelaporan, dengan membiarkan kolom opsional seperti nama dan alamat email kosong, atau menggunakan alamat email sementara, misalnya trash-mail.com

Untuk menghubungi ombudsman eksternal atau Petugas Kepatuhan secara anonim melalui email atau surat, Anda dapat meminta agar identitas Anda dirahasiakan sambil tetap menjaga jalur komunikasi terbuka. Petugas Kepatuhan maupun ombudsman eksternal akan menghormati permintaan kerahasiaan tersebut.

6. Penanganan Kekhawatiran yang Dilaporkan

Setiap laporan akan diberikan tanda terima dalam waktu lima hari kerja, tetapi hanya jika identitas pelapor dicantumkan atau alamat pengirim tersedia.

Semua laporan akan segera diperiksa, dan tindakan perbaikan akan dilakukan sesuai hasil penyelidikan.

7. Perlindungan Terhadap Pembalasan

HRNS melarang segala bentuk pembalasan terhadap siapa pun yang menyampaikan kekhawatiran dengan itikad baik. Tindakan pembalasan akan dianggap sebagai pelanggaran disiplin serius dan dapat berakibat pada pemutusan hubungan kerja atau kerja sama.

8. Investigasi

Semua laporan akan diselidiki secara cepat, menyeluruh, dan imparsial oleh pihak penerima laporan (Petugas Kepatuhan, ombudsman eksternal, atau Direktur Utama). Jika pelapor mencantumkan detail kontak, pelapor dapat dimintai informasi tambahan selama proses investigasi.

Jika laporan terkait dugaan pelanggaran atau pelanggaran aturan oleh Pejabat Kepatuhan, tanggung jawab untuk memulai dan mengawasi investigasi berada pada Direktur Utama atau ombudsman eksternal yang ditunjuk. Dalam kasus tersebut, Pejabat Kepatuhan tidak akan terlibat dalam proses investigasi. Manajemen dapat menunjuk pihak eksternal independen untuk memastikan investigasi dilakukan secara adil dan tidak memihak

9. Pencatatan

HRNS akan menyimpan seluruh laporan dan hasil investigasi secara aman selama sepuluh tahun

10. Tinjauan Kebijakan

Kebijakan ini akan ditinjau secara berkala dan diperbarui sesuai kebutuhan agar tetap efektif serta sejalan dengan ketentuan hukum yang berlaku.

11. Kontak

Petugas Kepatuhan: Marion Schenk
Email: complianceoffice@hrnstiftung.org
Telepon: +49-40-808112 419
Alamat: Am Sandtorpark 4, 20457 Hamburg, Jerman

Hanns R.Neumann Stiftung, Juli 2025