1. Dhumuni
Hanns R. Neumann Stiftung (HRNS) inatarajia kila mtu anayefanya kazi kwa au na shirika kufuata viwango vya juu vya maadili. Malengo ya Sera hii ya Ufichuaji ni kuwahimiza wafanyakazi, washirika, wanufaika na washikadau wengine pamoja na wahusika wengine kuripoti maswala yenye mashaka kuhusu tabia isiyofaa au isiyo halali, bila kuogopa kulipiziwa kisasi au adhabu.
2. Upeo
Sera hii inatumika kwa wafanyakazi wote, wanakandarasi, washirika, washauri, wafanyakazi wa mafunzo, wafanyakazi wa kujitolea, na wengine wanaohusika na HRNS.
Pia inatumika kwa matawi yote na washirika wa HRNS. Hata hivyo, wanaweza kuchagua kutumia sera zao wenyewe mradi tu wanafuata kanuni/sheria katika sera hii kama kiwango cha chini zaidi.
3. Nini maana ya Ufichuaji/upigaji filimbi?
Ufichuaji au upigaji filimbi ni kuripoti utovu wa nidhamu unaoshukiwa, ukiukaji wa maadili, ukiukaji wa sera za kampuni, vitendo visivyo halali au kushindwa kutii majukumu ya kisheria. Hii inaweza kujumuisha, lakini sio tu kwa hizi:
4. Utaratibu wa Kuripoti
Maswala yenye mashaka yanatakiwa kuripotiwa haraka iwezekanavyo kupitia mojawapo ya njia zifuatazo:
Aidha, watoa taarifa wako huru kuwasiliana na ofisi za ripoti za nje kupitia wakala wa serikali. Mtu anayeripoti ukiukaji ana uhuru wa kuchagua ofisi ya kuripoti. Katika hali ambapo hatua madhubuti za ndani zinaweza kuchukuliwa dhidi ya ukiukaji wa kikanuni/kisheria unaowezekana na hakuna hofu ya kulipiziwa kisasi, kuripoti kupitia ofisi ya ndani ya kuwasilishia ripoti kunapendekezwa.
5. Usiri na Kutokujulikana
Ripoti zote zitashughulikiwa kwa usiri. Watoa taarifa wanaweza kuchagua kutokujulikana, ingawa hii inaweza kuzuia uwezekano wa uchunguzi kamili.
Kwa kuwasiliana na Afisa wa Uzingatiaji bila kujulikana, ripoti inaweza kuwasilishwa kupitia tovuti ya HRNS kwa kutumia fomu ya kuripoti na kuacha sehemu za hiari, yaani, jina, anwani ya barua pepe, tupu au kutumia akaunti ya barua pepe taka, k.m., trash-mail.com.
Kwa kuwasiliana na mwangalizi wa nje au Afisa Uzingatiaji bila kujulikana jina lako kupitia barua pepe au barua, unaweza kuomba utambulisho wako ubakie siri huku ukiendelea kuweka laini ya mawasiliano wazi. Afisa Uzingatiaji na mchunguzi wa nje ataheshimu matakwa yako ya usiri.
6. Ushughulikiaji wa maswala yenye mashaka yaliyolipotiwa
Mapokezi ya kila jambo lililoripotiwa litakubaliwa/idhinishwa kuwa limepokelewa ndani ya siku tano za kazi na mtu ambaye ripoti imeelekezwa kwake, lakini ikiwa tu utambulisho wa mtu aliyeripoti utafichuliwa au anwani ya urejeshaji majibu imetolewa.
Ripoti zote zitachunguzwa mara moja; hatua stahiki za urekebishaji zitachukuliwa iwapo itathibitishwa na uchunguzi.
7. Ulinzi dhidi ya kulipiza kisasi
HRNS inakataza kulipiza kisasi kwa mtu yeyote anayeibua maswala yenye mashaka kwa nia njema. Aina yoyote ya kulipiza kisasi itachukuliwa kama kosa kubwa la kinidhamu na inaweza kusababisha kusitishwa kwa ajira au ushirikiano.
8. Uchunguzi
Maswala yote yenye mashaka yaliyoripotiwa yatachunguzwa mara moja, kwa kina na bila upendeleo na mtu ambaye ripoti hiyo itakuwa imeelekezwa (Afisa Uzingatiaji, mwangalizi wa nje au Wakurugenzi Watendaji). Mtoa taarifa anaweza kuulizwa taarifa zaidi wakati wa uchunguzi ikiwa maelezo ya mawasiliano yalitolewa.
Ikiwa ripoti inahusiana na tuhuma ya utovu wa nidhamu/ukiukaji wa kanuni n.k. ya Afisa Uzingatiaji, jukumu la kuanzisha na kusimamia uchunguzi litakuwa moja kwa moja kwa Wakurugenzi Watendaji au mwangalizi wa nje aliyeteuliwa. Katika hali kama hizi, Afisa Uzingatiaji hatakuwa na jukumu katika mchakato wa uchunguzi. Menejimenti inaweza kushirikisha vyama huru vya nje ili kuhakikisha uchunguzi wa haki na usio na upendeleo.
9. Utunzaji wa kumbukumbu
HRNS itahifadhi ripoti zote na uchunguzi wote kwa usalama ndani ya miaka kumi.
10. Uhakiki wa Sera
Sera hii itafanyiwa uhakiki mara kwa mara na kusasishwa inapohitajika ili kuendelea kuwa na ufanisi na kulingana na mahitaji ya kisheria.
11. Mawasiliano
Afisa Uzingatiaji: Marion Schenk
Barua pepe: complianceoffice@hrnstiftung.org
Simu: +49-40-808112 419
Anwani: Am Sandtorpark 4, 20457 Hamburg, Germany
Hanns R. Neumann Stiftung, Julai 2025